DSGVO, Aufbewahrung, Löschung und Export
Datenschutzkontakt und DSB-Status
Lyniti hat keinen Datenschutzbeauftragten benannt. Datenschutzangelegenheiten und Betroffenenanfragen werden über den unten genannten Datenschutzkontakt bearbeitet.
Datenschutzkontakt: support@lyniti.com
Aufbewahrungsplan
Die Fristen unterscheiden verifiziertes Produktverhalten von noch zu prüfenden Betriebsdaten. Gesetzliche Aufbewahrung, Rechtsstreit, Betrugsabwehr und Sicherheit können begrenzte längere Speicherung verlangen.
| Datenkategorie | Aktuelle Frist | Lösch- oder Aufbewahrungsregel |
|---|---|---|
| Aktives Kontoprofil und Authentifizierungsdaten | Solange das Konto aktiv ist | Nach dem verifizierten 30-Tage-Löschfenster entfernt oder anonymisiert, vorbehaltlich notwendiger Restdaten. |
| Geplante Kontolöschung | 30 Tage | Die Anfrage meldet ab und plant die Löschung. Kurz vorher folgt eine Erinnerung; vor Ausführung ist Abbruch möglich. |
| Workspace-Inhalte | Solange der Workspace besteht | Workspace-Löschung entfernt zugehörige Inhalte mit Ausnahmen für Recht, Abrechnung, Sicherheit, Streit, Betrugsabwehr und Backup-Ablauf. |
| Geteilte Nachrichten und Dateien nach Kontolöschung | Folgt Workspace-Aufbewahrung | Inhalte bleiben bei der Organisation; die Identität des gelöschten Nutzers wird anonymisiert. |
| Abrechnungs- und Pflichtunterlagen | Anwendbare gesetzliche Frist | Nur für Buchhaltung, Steuer, Zahlung, Streit, Betrug oder andere Rechtspflichten. Genaue Kategorien erfordern Rechtsprüfung. |
| Sicherheits- und Servicelogs | Betriebsfrist noch nicht veröffentlicht | Nur für Sicherheit, Zuverlässigkeit, Missbrauchsschutz und Untersuchung. Eine numerische Aufbewahrungsfrist für Produktionslogs wurde nicht genehmigt. |
| Backups | 7 Tage lokal; 90 Tage in R2 | Gelöschte Kundendaten können in Datenbank-Backups verbleiben, bis die jeweilige Rotation abläuft. |
| Support-Kommunikation | Für Bearbeitung und nachvollziehbare Nachverfolgung | Löschung, wenn nicht mehr nötig, sofern Sicherheit, Streit oder Recht nichts anderes verlangen. |
Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter
Lyniti ist Verantwortlicher für Konto-, Abrechnungskontakt-, Support-, Sicherheits- und Nutzungsdaten zum Betrieb des Dienstes. Eine Kundenorganisation ist grundsätzlich Verantwortlicher für personenbezogene Daten in ihrem Workspace; Lyniti verarbeitet diese zur Dienstbereitstellung.
Rollen können je Einsatz abweichen. Unterzeichnete Kundenbedingungen und AVV haben Vorrang.
Umgang mit Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten
Soweit Lyniti als Auftragsverarbeiter handelt, benachrichtigt Lyniti den betroffenen Verantwortlichen unverzüglich, nachdem Lyniti von einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten betreffend personenbezogene Kundendaten Kenntnis erlangt hat, und stellt die vernünftigerweise verfügbaren Informationen bereit, die der Verantwortliche zur Erfüllung seiner DSGVO-Pflichten benötigt. Der geltende unterzeichnete AVV regelt zusätzliche Benachrichtigungs- und Mitwirkungspflichten.
Exportprozess
Nutzer sollten verfügbare Produktexporte vor Konto- oder Workspace-Löschung verwenden. Fehlt ein vollständiger Export, kann ein autorisierter Workspace-Vertreter Unterstützung anfragen.
- Antragsteller identifizieren und Konto- oder Workspace-Berechtigung prüfen.
- Umfang, Zeitraum, betroffene Personen und Format bestätigen.
- Zuerst Produktexporte verwenden, dann technisch mögliche administrative Exporte prüfen.
- Über authentifizierten oder vereinbarten sicheren Kanal bereitstellen.
- Abschluss und rechtlich oder organisatorisch ausgeschlossene Daten dokumentieren.
Löschprozess
Persönliche Kontolöschung wird in den Kontoeinstellungen beantragt, nachdem aktive eigene Abos geklärt sind. Das Konto erhält 30 Tage Pending-Deletion; Refresh-Tokens und Sitzungen werden ungültig.
Bei Ausführung werden Auth-Verknüpfungen, Passwortmaterial, Schlüsselaufzeichnungen, Profilmetadaten, Mitgliedschaften und direkte Kennungen entfernt oder anonymisiert. Workspaces ohne weitere Mitglieder werden gelöscht; sonst wird Eigentum übertragen. Geteilte Nachrichten und Dateien bleiben im Workspace.
- Kontolöschung entfernt nicht still Organisationsunterlagen eines geteilten Workspace.
- Workspace- und Kontolöschung sind getrennte Aktionen mit anderem Umfang.
- Backup-Kopien laufen regulär ab und werden nur zur Wiederherstellung in aktiven Dienst zurückgespielt.
- Legal Holds oder Pflichtaufbewahrung beschränken oder verzögern nur im notwendigen Umfang.
Betroffenenanfragen
Anfragen können Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch, Portabilität oder Widerruf betreffen. Lyniti prüft Identität und Berechtigung vor Offenlegung oder Änderung.
Soweit Lyniti als Verantwortlicher handelt, beantwortet Lyniti anwendbare Betroffenenanfragen unverzüglich und in jedem Fall innerhalb eines Monats nach Eingang. Soweit dies nach der DSGVO wegen der Komplexität oder Anzahl der Anträge zulässig ist, kann Lyniti diese Frist um zwei weitere Monate verlängern und informiert den Antragsteller innerhalb der ursprünglichen Monatsfrist über die Verlängerung und deren Gründe.
Für Workspace-Inhalte unter Verantwortung der Kundenorganisation kann Lyniti an diese verweisen oder als Auftragsverarbeiter unterstützen. Beschwerden sind auch beim finnischen Datenschutzbeauftragten möglich.