GDPR, säilytys, poisto ja vienti
Tietosuojayhteys ja DPO:n tila
Lyniti ei ole nimennyt tietosuojavastaavaa. Tietosuoja-asiat ja tietosuojapyynnöt käsitellään alla olevan tietosuojayhteyden kautta.
Tietosuojayhteys: support@lyniti.com
Säilytysaikataulu
Ajat erottavat varmennetun tuotetoiminnan vielä varmennettavista tiedoista. Lakisääteiset velvoitteet, riidat, petostorjunta ja tietoturva voivat vaatia rajattua pidempää säilytystä.
| Tietoryhmä | Nykyinen aika | Sääntö |
|---|---|---|
| Aktiivisen tilin profiili ja tunnistautuminen | Tilin aktiivisuuden ajan | Poistetaan tai anonymisoidaan varmennetun 30 päivän poistoajan jälkeen, lukuun ottamatta pakollisia tietoja. |
| Ajastettu tilin poisto | 30 päivää | Pyyntö kirjaa ulos ja ajastaa poiston. Muistutus lähetetään ja poiston voi perua ennen suoritusta. |
| Työtilan sisältö | Työtilan olemassaolon ajan | Työtilan poisto poistaa sisällön, pois lukien lain, laskutuksen, turvallisuuden, riidan, petostorjunnan ja varmistusten vaatimat poikkeukset. |
| Jaetut viestit ja tiedostot tilin poiston jälkeen | Työtilan säilytysajan mukaan | Sisältö jää organisaatiolle ja poistetun käyttäjän henkilöllisyys anonymisoidaan. |
| Laskutus ja lakisääteiset tiedot | Soveltuva lakisääteinen aika | Vain kirjanpitoa, verotusta, maksuja, riitoja, petoksia tai muita velvoitteita varten. Tarkka luokitus vaatii oikeudellisen tarkistuksen. |
| Tietoturva- ja palvelulokit | Toiminta-aikaa ei ole julkaistu | Vain turvallisuuteen, luotettavuuteen, väärinkäytön estoon ja tutkintaan. Tuotantolokien numeerista säilytysaikaa ei ole hyväksytty. |
| Varmuuskopiot | 7 päivää paikallisesti; 90 päivää R2:ssa | Poistettuja asiakastietoja voi jäädä tietokantavarmistuksiin, kunnes soveltuva kierto päättyy. |
| Tukiviestintä | Käsittelyn ja perustellun seurannan ajan | Poistetaan tarpeen päätyttyä, ellei tietoturva, riita tai laki vaadi muuta. |
Rekisterinpitäjä ja käsittelijä
Lyniti on rekisterinpitäjä tili-, laskutusyhteys-, tuki-, tietoturva- ja käyttötiedoille, joita se tarvitsee palvelun ylläpitoon. Asiakasorganisaatio on yleensä työtilaansa tallentamiensa henkilötietojen rekisterinpitäjä, ja Lyniti käsittelee niitä palvelun tuottamiseksi.
Roolit voivat vaihdella käyttötapauksen mukaan. Allekirjoitetut ehdot ja DPA ovat ensisijaisia.
Henkilötietojen tietoturvaloukkausten käsittely
Kun Lyniti toimii henkilötietojen käsittelijänä, Lyniti ilmoittaa asianomaiselle rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan tietää Asiakkaan henkilötietoja koskevasta henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ja toimittaa kohtuudella saatavilla olevat tiedot, joita rekisterinpitäjä tarvitsee GDPR-velvoitteidensa täyttämiseksi. Sovellettava allekirjoitettu DPA määrittää lisäilmoitus- ja yhteistyövelvoitteet.
Vientiprosessi
Käytä tuettuja sisäisiä vientitoimintoja ennen tilin tai työtilan poistoa. Jos kattavaa vientiä ei ole, valtuutettu työtilan edustaja voi pyytää apua.
- Tunnista pyytäjä ja varmista tili- tai työtilavaltuutus.
- Vahvista laajuus, ajanjakso, rekisteröidyt ja muoto.
- Käytä ensin tuotteen vientejä ja arvioi sitten teknisesti mahdollinen hallinnollinen vienti.
- Toimita tunnistetun tai muuten sovitun turvallisen kanavan kautta.
- Kirjaa valmistuminen ja toisen rekisterinpitäjän tai lain vuoksi rajatut tiedot.
Poistoprosessi
Henkilökohtainen tilin poisto pyydetään asetuksista, kun käyttäjän omistamat aktiiviset tilaukset on ratkaistu. Tili siirtyy 30 päiväksi odottamaan poistoa; päivitystunnukset ja istunnot mitätöidään.
Suorituksessa tunnistuslinkit, salasanamateriaali, avaintiedot, profiili, jäsenyydet ja suorat tunnisteet poistetaan tai anonymisoidaan. Yhden jäsenen työtilat poistetaan, muiden omistus siirretään. Jaetut viestit ja tiedostot jäävät työtilaan.
- Tilin poisto ei poista huomaamatta jaetun työtilan organisaatiotietoja.
- Työtilan poisto ja tilin poisto ovat eri toimintoja.
- Varmuuskopiot vanhenevat kierrossa ja palautetaan aktiiviseen palveluun vain palautusta varten.
- Oikeudellinen säilytys rajoittaa tai viivästyttää vain välttämättömässä laajuudessa.
Rekisteröidyn pyynnöt
Pyyntö voi koskea pääsyä, oikaisua, poistoa, rajoitusta, vastustamista, siirrettävyyttä tai suostumuksen peruuttamista. Lyniti varmistaa henkilöllisyyden ja valtuudet.
Kun Lyniti toimii rekisterinpitäjänä, Lyniti vastaa sovellettavaan rekisteröidyn pyyntöön ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa sen vastaanottamisesta. Jos GDPR sallii pyyntöjen monimutkaisuuden tai määrän vuoksi, Lyniti voi jatkaa määräaikaa kahdella kuukaudella ja ilmoittaa pyytäjälle pidennyksestä ja sen syistä alkuperäisen yhden kuukauden määräajan kuluessa.
Asiakasorganisaation hallitsemassa työtilasisällössä Lyniti voi ohjata pyynnön organisaatiolle tai auttaa käsittelijänä. Valituksen voi tehdä myös Suomen tietosuojavaltuutetulle.