Useimmat tiimit eivät aloita kymmenellä eri työkalulla.
Projektitaulu hoitaa tehtävien hallinnan. Chat-sovellus hoitaa viestinnän. Pilvitallennus säilyttää tiedostot. Sähköposti hoitaa asiakaskeskustelut. Taloushallinnon ohjelmisto seuraa laskuja. Ennen pitkää jokainen osa asiakastyöstä sijaitsee eri paikassa.
Ongelma ei ole pelkästään työkalujen määrä. Ongelma on siinä, että työ pirstaloituu.
Kun tieto on hajallaan, tiimit käyttävät enemmän aikaa tiedon etsimiseen, kysymysten esittämiseen ja kokonaiskuvan rakentamiseen kuin varsinaisen työn edistämiseen.
Miksi asiakastyö pirstaloituu
Asiakasprojektit tuottavat monenlaista tietoa.
Yleisiä esimerkkejä
* Tehtävät ja määräajat
* Asiakaskeskustelut
* Tiedostot ja dokumentit
* Hyväksynnät ja palaute
* Budjetit ja kulut
* Laskut ja maksut
* Sisäiset muistiinpanot ja päätökset
Jokainen näistä osa-alueista päätyy usein omaan järjestelmäänsä. Lopputuloksena kukaan ei saa kokonaiskuvaa ilman useiden välilehtien ja sovellusten avaamista.
Yksinkertainen asiakaspyyntö voi vaatia chat-historian, projektitaulun, tiedostojen ja taloustietojen tarkistamista ennen kuin siihen voidaan vastata varmasti.
Työkalujen välillä siirtymisen piilokustannus
Useimmat tiimit aliarvioivat sen, kuinka paljon aikaa menetetään järjestelmien välillä siirtymiseen.
Työ hidastuu aina, kun jonkun täytyy pysähtyä etsimään tietoa.
Yleisiä keskeytyksiä
* Uusimman asiakaspalautteen etsiminen
* Hyväksyttyjen tiedostojen etsiminen
* Tehtävän vastuuhenkilön tarkistaminen
* Projektin tilan varmistaminen
* Laskutustietojen etsiminen
* Aiemmin tehtyjen päätösten tarkistaminen
Yksittäisinä nämä keskeytykset vaikuttavat pieniltä, mutta ne kertautuvat kymmenissä tehtävissä joka viikko.
Mitä enemmän työkaluja käytetään, sitä enemmän työntekijöiden täytyy kantaa kontekstia omassa muistissaan.
Organisoi työ asiakkaan, ei ohjelmiston ympärille
Monet tiimit järjestävät tiedon sen mukaan, mikä työkalu sitä säilyttää.
Parempi lähestymistapa on organisoida työ asiakassuhteen ympärille.
Esimerkki asiakastyötilasta
* Aktiiviset tehtävät
* Jaetut tiedostot
* Projektikeskustelut
* Asiakkaan hyväksynnät
* Tärkeät päätökset
* Kulut
* Laskut
* Tiimin muistiinpanot
Kun kaikki asiakkaaseen liittyvä tieto pysyy yhdessä, tiimin jäsenet käyttävät vähemmän aikaa etsimiseen ja enemmän aikaa työn tekemiseen.
Asiakkaasta tulee työnkulun keskipiste ohjelmistojen sijaan.
Pidä viestintä yhteydessä toteutukseen
Viestintä muuttuu hankalaksi, kun keskustelut ovat erillään niihin liittyvästä työstä.
Asiakas voi pyytää muutosta sähköpostilla. Tiimi keskustelee siitä chatissa. Tehtävä päivitetään toisaalla. Lopullinen tiedosto tallennetaan kolmanteen järjestelmään.
Viikkoja myöhemmin kukaan ei enää muista, miksi päätös tehtiin.
Parempi työnkulku
* Keskustelut pysyvät tehtävien yhteydessä.
* Päätökset pysyvät projektien yhteydessä.
* Palaute pysyy tiedostojen yhteydessä.
* Hyväksynnät pysyvät toimitusten yhteydessä.
* Asiakaspäivitykset pysyvät projektihistorian yhteydessä.
Tämä vähentää epäselvyyksiä ja luo selkeän historian, jota kuka tahansa tiimissä voi seurata.
Tee vastuut näkyviksi
Yksi suurimmista projektien viivästymisten syistä on epäselvä vastuunjako.
Kun vastuu ei ole näkyvissä, tehtävät jäävät tekemättä, koska kaikki olettavat jonkun muun hoitavan ne.
Vastuunjaon tarkistuslista
* Jokaisella tehtävällä on vastuuhenkilö.
* Jokainen määräaika on näkyvissä.
* Jokaisella hyväksynnällä on vastuuhenkilö.
* Jokaisella asiakaspyynnöllä on seuraava askel.
* Jokaisella projektilla on vastuullinen vetäjä.
Selkeä vastuunjako poistaa epävarmuutta ja helpottaa edistymisen seuraamista.
Yhdistä tiedostot ja hyväksynnät samaan työnkulkuun
Tiedostot aiheuttavat usein tarpeetonta kitkaa.
Tiimit käyttävät aikaa pohtiessaan, mikä versio on oikea, onko palaute huomioitu tai onko dokumentti hyväksytty toimitettavaksi.
Kun tiedostot pysyvät lähellä projektin toimintaa, prosessista tulee luotettavampi.
Hyödyt
* Helpompi versiohallinta
* Nopeammat hyväksynnät
* Vähemmän päällekkäistä työtä
* Parempi vastuullisuus
* Vähemmän toimitusvirheitä
Tavoitteena ei ole vain tiedostojen säilyttäminen. Tavoitteena on säilyttää niiden ympärillä oleva konteksti.
Yhdistä projektityö ja taloudellinen näkyvyys
Asiakastyö ja taloudellinen suorituskyky ovat tiiviisti yhteydessä toisiinsa.
Valmis virstanpylväs voi käynnistää laskutuksen. Viivästynyt hyväksyntä voi viivästyttää maksua. Muuttunut projektin laajuus voi vaikuttaa kannattavuuteen.
Kysymyksiä, joihin tiimin pitäisi vastata nopeasti
* Mikä työ on laskutettavaa?
* Mitkä laskut ovat vielä avoinna?
* Mitkä kulut kuuluvat tähän projektiin?
* Onko projekti edelleen kannattava?
* Onko budjettiin liittyviä huolenaiheita?
Kun taloustiedot ovat erillään projektityöstä, ongelmat huomataan usein liian myöhään.
Rakenna järjestelmä, johon ihmiset luottavat
Paras työnkulku ei välttämättä ole kaikkein monimutkaisin.
Se on työnkulku, jota ihmiset käyttävät johdonmukaisesti.
Kun tiimin jäsenet luottavat siihen, että tieto on ajan tasalla, he lopettavat omien taulukoiden, yksityisten muistiinpanojen ja varajärjestelmien luomisen.
Luottamus vähentää päällekkäistä työtä ja parantaa yhteistyötä.
Vähemmän etsimistä, enemmän etenemistä
Asiakastyön organisoinnin tarkoitus ei ole poistaa jokaista työkalua.
Tarkoitus on vähentää pirstaloitumista ja luoda työnkulku, jossa tehtävät, viestintä, tiedostot, hyväksynnät ja taloustiedot pysyvät yhteydessä toisiinsa.
Mitä vähemmän paikkoja ihmisten täytyy etsiä, sitä nopeammin projektit etenevät.
Yhteenveto
Pienet tiimit kamppailevat usein siksi, että asiakastyö on hajallaan liian monessa irrallisessa työkalussa.
Organisoimalla työn asiakkaan ympärille, pitämällä viestinnän yhteydessä toteutukseen, tekemällä vastuut näkyviksi sekä yhdistämällä projektit tiedostoihin, hyväksyntöihin ja taloustietoihin tiimit voivat vähentää epäselvyyksiä ja parantaa toimitusvarmuutta.
Lyniti tuo tehtävät, chatin, tiedostot, hyväksynnät, asiakkaat ja taloudellisen näkyvyyden yhteen työtilaan, jotta tiimit voivat pysyä järjestelmällisinä ilman kokoelmaa irrallisia työkaluja.