Kun asiakas hiljenee projektissa

Kun asiakas hiljenee, projekti yleensä pysähtyy kohtaan, joka tarvitsee asiakkaan palautetta tai hyväksyntää. Määräajat siirtyvät, päätökset jäävät auki, tiimin aikaa menee hukkaan ja valmiin työn hyväksyntä voi viivästyä. Jos hiljaisuus jatkuu, projekti kannattaa merkitä pauselle. Paras tapa on dokumentoida estot, asettaa vastausaika, kertoa vaikutus ja tallentaa kaikki seuranta projektihistoriaan.

Hiljaisuus ei aina tarkoita välinpitämättömyyttä. Asiakas voi olla kiireinen, odottaa sisäistä hyväksyntää, selvittää budjettia tai olla epävarma vastauksesta. Joskus pyyntö oli epäselvä tai väärä henkilö sai päätöksen.

Riski syntyy, jos tiimi jatkaa ilman vahvistusta tai odottaa dokumentoimatta vaikutusta.

Ensin vauhti katoaa. Tiimi ei voi viimeistellä tiedostoa, vahvistaa laajuutta tai aloittaa seuraavaa vaihetta.

Projekti näyttää aktiiviselta, mutta estot kasvavat. Design odottaa materiaaleja, kehitys sisältöä, talous hyväksyntää ja projektipäällikkö palautetta.

Useimmat aikataulut riippuvat asiakkaan vastauksista. Jos palaute piti tulla tiistaina ja tulee vasta seuraavana maanantaina, lopullinen toimitus harvoin pysyy samana.

Sovi alussa, että asiakkaan viive siirtää aikataulua.

Hiljainen asiakas palaa usein monen muutoksen kanssa. Osa on normaalia palautetta, osa uutta scopea.

Kirjaa mitä pyydettiin, mitä hyväksyttiin, mikä on auki ja mikä on muutospyyntö. Kun asiakas palaa, vertaa uusia pyyntöjä sovittuun laajuuteen.

Jos laskutus riippuu etapin hyväksynnästä, hiljaisuus voi estää maksun. Tämä vaikuttaa kassaan, vaikka työ olisi tehty.

Sovi tarkistusajat ja hyväksyntäsäännöt ennen projektin alkua.

Kun määräaika menee ohi, lähetä selkeä muistutus. Kahden tai kolmen arkipäivän jälkeen kerro estot ja aikatauluvaikutus. Viikon jälkeen lähetä paussivaroitus. Sen jälkeen merkitse projekti pauselle ja kirjaa uudelleenkäynnistyksen ehdot.

"Tarvitsemme hyväksynnän etusivun luonnokselle ennen toteutuksen jatkamista. Palaute oli määrä antaa tiistaina. Jos emme saa hyväksyntää tai muutoksia perjantaihin klo 15 mennessä, aikataulu siirtyy vähintään viikolla ja tämä vaihe pausataan."

Dokumentoi estynyt työ, lähetä selkeä muistutus, aseta vastausaika, kerro aikatauluvaikutus ja pauset projekti, jos hiljaisuus jatkuu.

Tavallista palautetta kannattaa odottaa kolme-viisi arkipäivää. Pidemmät tarkistukset pitää sopia etukäteen.

Kerro tarkka tarvittava toiminto, määräaika, estyneet asiat ja seuraus. Vältä epämääräistä "onko päivityksiä?" -viestiä.

Kyllä, jos ehdot on kirjattu sopimukseen, kickoff-muistiinpanoihin tai projektin kirjalliseen käytäntöön.

Aseta vastausajat, nimeä päätöksentekijät, pidä hyväksynnät yhdessä työtilassa, muistuta ajoissa ja dokumentoi vaikutukset.

Jos haluat työkalun, joka yhdistää hyväksynnät, muistutukset, estot, aikatauluvaikutukset ja projektihistorian yhteen paikkaan, Lyniti rakennettiin juuri tätä varten.