Kuluhyväksyntäprosessi pienelle tiimille

Kuluhyväksyntäprosessi pienelle tiimille on selkeä tapa pyytää, tarkistaa, hyväksyä, korvata ja kirjata liiketoiminnan kulut. Paras malli on yksinkertainen: työntekijä lähettää kulun ja kuitin, esihenkilö tarkistaa säännöt ja budjetin, talous tarkistaa kategorian ja maksutavan, ja hyväksytty kulu siirtyy korvaukseen tai kirjanpitoon.

Pienet tiimit lykkäävät kuluprosessia, koska luottamus on vahva. Se toimii, kunnes kulut kasvavat, kuitit puuttuvat tai kukaan ei muista, kuka hyväksyi ostoksen.

Ilman prosessia kuitit jäävät chattiin, sähköpostiin tai puhelimen kuviin. Talous joutuu arvaamaan projektin, kategorian, verot ja hyväksynnän. Prosessi suojaa kassaa ja kirjanpitoa.

Hyvä prosessi sisältää ohjeen, lomakkeen, kuitin, hyväksyjän, rajat, korvausaikataulun, maksutilan ja arkiston.

Ohje kertoo, mitä korvataan, mikä tarvitsee ennakkohyväksynnän, mitkä rajat ovat voimassa ja mitä dokumentteja tarvitaan.

Pyyntö sisältää toimittajan, summan, päivän, syyn, projektin, kategorian, maksutavan ja kuitin.

Yksi sivu riittää useimmille pienille tiimeille. Määritä sallitut kulut kuten ohjelmistot, matkat, ateriat, laitteet, tilaukset, asiakaskulut ja projektimateriaalit.