Kuluhyväksyntäprosessi pienelle tiimille

Kuluhyväksyntäprosessi pienelle tiimille on selkeä tapa pyytää, tarkistaa, hyväksyä, korvata ja kirjata liiketoiminnan kulut. Paras malli on yksinkertainen: työntekijä lähettää kulun ja kuitin, esihenkilö tarkistaa säännöt ja budjetin, talous tarkistaa kategorian ja maksutavan, ja hyväksytty kulu siirtyy korvaukseen tai kirjanpitoon.

Pienet tiimit lykkäävät kuluprosessia, koska luottamus on vahva. Se toimii, kunnes kulut kasvavat, kuitit puuttuvat tai kukaan ei muista, kuka hyväksyi ostoksen.

Ilman prosessia kuitit jäävät chattiin, sähköpostiin tai puhelimen kuviin. Talous joutuu arvaamaan projektin, kategorian, verot ja hyväksynnän. Prosessi suojaa kassaa ja kirjanpitoa.

Hyvä prosessi sisältää ohjeen, lomakkeen, kuitin, hyväksyjän, rajat, korvausaikataulun, maksutilan ja arkiston.

Ohje kertoo, mitä korvataan, mikä tarvitsee ennakkohyväksynnän, mitkä rajat ovat voimassa ja mitä dokumentteja tarvitaan.

Pyyntö sisältää toimittajan, summan, päivän, syyn, projektin, kategorian, maksutavan ja kuitin.

Yksi sivu riittää useimmille pienille tiimeille. Määritä sallitut kulut kuten ohjelmistot, matkat, ateriat, laitteet, tilaukset, asiakaskulut ja projektimateriaalit.

Määritä myös ennakkohyväksyntää vaativat kulut: matkat, laitteet, vuosisopimukset, ulkoiset kulut tai tietyn rajan ylittävät ostot.

Rajat pitävät prosessin nopeana. Jokainen pieni kulu ei tarvitse perustajan hyväksyntää.

Esimerkki: alle 50 euroa esihenkilö, 50-250 euroa tiimin vetäjä, yli 250 euroa talous tai perustaja. Asiakkaalta laskutettavat kulut hyväksyy projektivastaava.

Kuitti ei yksin riitä. Tarvitaan summa, päivä, toimittaja, kuitti, liiketoiminnan syy, projekti tai asiakas, kategoria ja maksutapa.

Jos kulu laskutetaan asiakkaalta, projekti ja asiakas pitää merkitä. Jos kulu liittyy veroihin, kategoria on tärkeä.

Työntekijä lähettää kulun. Esihenkilö tarkistaa syyn ja ohjeen. Talous tarkistaa kuitin, kategorian, verot ja maksutavan. Hyväksyjä hyväksyy, hylkää tai pyytää lisätietoja. Hyväksytty kulu siirtyy korvaukseen tai kirjanpitoon.

Hyväksyntä ei ole sama kuin maksu. Käytä tiloja kuten luonnos, lähetetty, lisätietoja tarvitaan, hyväksytty, ajastettu, maksettu ja hylätty. Näkyvä tila vähentää kyselyitä.

Se on työnkulku liiketoiminnan kulujen lähettämiseen, tarkistamiseen, hyväksymiseen, korvaamiseen ja kirjaamiseen kuitteineen ja historioineen.

Määritä ohje, kerää kuitti ja syy, ohjaa oikealle hyväksyjälle, tarkista budjetti ja kategoria sekä kirjaa maksutila.

Sallitut kulut, rajat, ennakkohyväksynnät, kuittivaatimukset, lähetysajat, korvausaikataulu ja kulut, joita ei korvata.

Yleensä esihenkilö, projektivastaava, talousvastaava tai perustaja summan, kategorian ja asiakaslaskutuksen mukaan.

Yhdellä jaetulla työnkululla, joka kerää pyynnöt, kuitit, hyväksynnät, kategoriat, korvaustilan ja audit-historian.

Jos haluat työkalun, joka hoitaa kuluhyväksynnät, kuitit, maksutilan ja historian valmiiksi, Lyniti rakennettiin juuri tätä varten.