Miksi projektin sulkeminen kestää liian kauan

Työn valmistuminen ei aina ole projektin loppu.

Asiakas tarvitsee vielä lopulliset tiedostot. Jonkun pitää hyväksyä työ. Talouden pitää lähettää viimeinen lasku. Tiimin pitää sulkea avoimet tehtävät ja tallentaa tärkeät asiat.

Siksi projektin sulkeminen voi kestää kauemmin kuin toimitus.

Työ voi olla valmis, mutta projekti ei ole suljettu.

Monet tiimit käsittelevät projektin sulkemista viimeisenä askeleena.

Se tekee sulkemisesta vaikeampaa. Ihmiset etsivät tiedostoja, vahvistavat hyväksyntöjä ja tarkistavat maksutilaa vasta kun päätyö on valmis.

- Mitä tiedostoja asiakas tarvitsee?

- Kuka antaa lopullisen hyväksynnän?

- Mikä maksu on vielä avoin?

- Mitkä tehtävät pitää arkistoida?

- Mitä tukea tai seurantaa odotetaan?

Projektin sulkemisen tarkistuslista toimii parhaiten kun sitä käytetään ennen viimeistä viikkoa.

Lopulliset tiedostot hidastavat usein projektin valmistumista.

Tiimillä voi olla monta versiota samasta työstä. Asiakas ei ehkä tiedä mikä on lopullinen. Tiimi ei ehkä tiedä kuka pakkaa ja lähettää sen.