Miksi Projektit Epäonnistuvat Suunnittelmasta Huolimatta

Hyvä projektisuunnitelma ei yksin takaa onnistunutta lopputulosta.

Monet tiimit määrittelevät tavoitteet, asettavat määräajat ja luovat yksityiskohtaiset tehtävälistat, mutta kamppailevat silti projektien valmistumisen kanssa.

Ongelma ei useimmiten ole suunnittelussa.

Ongelma syntyy siitä, mitä tapahtuu suunnittelun jälkeen.

Projektisuunnitelma kuvaa odotukset tietyllä hetkellä.

Kun työ alkaa, prioriteetit muuttuvat, uutta tietoa ilmestyy ja odottamattomia esteitä tulee vastaan.

Ilman toimivaa prosessia parhaastakin suunnitelmasta tulee nopeasti vanhentunut.

* Tehtävät eivät etene

* Määräajat siirtyvät

* Hyväksynnät viivästyvät

* Tiimin jäsenet odottavat vastauksia

* Tärkeät päivitykset jäävät huomaamatta

Projektit epäonnistuvat harvoin siksi, ettei suunnitelmaa olisi ollut. Ne epäonnistuvat, koska toteutus menettää suunnan.

Projektikeskusteluja käydään chatissa, sähköpostissa, kokouksissa ja yksityisviesteissä.

Kun tieto jakautuu eri työkaluihin, yhteinen ymmärrys projektista katoaa.

Pienet väärinkäsitykset kasvavat ajan myötä merkittäviksi viivästyksiksi.

Projekteissa työskentelee usein useita ihmisiä.

Jos vastuuta ei ole määritelty selkeästi, tehtävät voivat jäädä tekemättä, koska jokainen olettaa jonkun muun hoitavan ne.

* Jokaisella tehtävällä on vastuuhenkilö

* Jokainen määräaika on näkyvissä

* Jokaisella hyväksynnällä on vastuullinen henkilö

* Jokaisella projektilla on omistaja

Selkeät vastuut lisäävät vastuullisuutta ja pitävät työn liikkeessä.

Projektien aikana tehdään jatkuvasti pieniä päätöksiä.

Jos ne jäävät vain keskusteluihin tai kokouksiin, niitä on myöhemmin vaikea löytää.

Kehittäjät, suunnittelijat ja projektipäälliköt voivat päätyä käymään samoja keskusteluja uudelleen tai kumoamaan aiempia päätöksiä.

* Kirjaa tärkeät päätökset

* Säilytä ne projektin yhteydessä

* Liitä hyväksynnät toimituksiin

* Tee projektihistoriasta helposti haettava

Hyvin dokumentoidut päätökset vähentävät epäselvyyksiä ja nopeuttavat toteutusta.

Valmis tehtävä ei aina tarkoita, että projekti etenee hyvin.

Tiiminvetäjät tarvitsevat näkyvyyttä myös esteisiin, hyväksyntöihin, budjetteihin ja tuleviin riskeihin.

* Mikä on jumissa?

* Mikä odottaa hyväksyntää?

* Mikä on myöhässä?

* Kuka vastaa seuraavasta vaiheesta?

* Pysyykö projekti budjetissa?

Projektien hallinta helpottuu, kun nämä tiedot ovat näkyvissä yhdessä paikassa.

Asiakkaiden pyynnöt ja uudet ideat voivat kasvattaa projektin laajuutta alkuperäisestä suunnitelmasta.

Yksittäiset muutokset vaikuttavat pieniltä, mutta yhdessä ne voivat viivästyttää projektia merkittävästi.

Muutosten ja hyväksyntöjen seuraaminen auttaa ymmärtämään niiden vaikutuksen aikatauluun ja resursseihin.

Yksi työkalu sisältää tehtävät, toinen tiedostot, kolmas keskustelut ja neljäs taloustiedot.

Tiimit käyttävät aikaa tiedon etsimiseen sen sijaan, että tekisivät varsinaista työtä.

Kun kaikki olennainen tieto on yhdessä paikassa, yhteistyö sujuu tehokkaammin.

Parhaat tiimit eivät luota pelkästään hyvään suunnitteluun.

Ne yhdistävät tehtävät, keskustelut, dokumentit, hyväksynnät ja projektitiedot koko toteutuksen ajaksi.

* Nopeammat päätökset

* Selkeämpi vastuunjako

* Vähemmän väärinkäsityksiä

* Vähemmän päällekkäistä työtä

* Parempi näkyvyys

* Ennustettavampi toimitus

Yhdistetyt työnkulut auttavat tiimejä mukautumaan muutoksiin menettämättä hallintaa.

Projektit epäonnistuvat harvoin siksi, ettei niitä olisi suunniteltu.

Ne epäonnistuvat, kun viestintä, vastuut, päätökset ja näkyvyys irtoavat toisistaan toteutuksen aikana.

Lyniti yhdistää tehtävät, chatin, tiedostot, hyväksynnät, asiakkaat, kirjanpidon ja taloudellisen näkyvyyden yhteen työtilaan, auttaen tiimejä pitämään projektit hallinnassa suunnittelusta toimitukseen asti.