Miksi uuden tiimiläisen perehdytys kestää liian kauan

Uusi henkilö liittyy tiimiin.

Ensimmäinen viikko on esittelyjä ja käyttöoikeuksia. Toinen viikko on kysymistä missä asiat ovat. Kolmas viikko on samojen kysymysten toistamista koska vastauksia ei kirjoitettu ylös.

Neljännellä viikolla hän ei ole vielä täysin tuottava.

Tämä ei johdu siitä että uusi henkilö olisi hidas. Se johtuu siitä että tiimin tieto ei ole saavutettavissa.

Useimmat pienet tiimit säilyttävät tietoa nykyisten jäsenten päässä.

Kun uusi henkilö liittyy, hänen täytyy kysellä yhä uudelleen vain ymmärtääkseen peruskontekstin.

- Missä tiedostot ovat?

- Kuka tekee päätöksiä?

- Mikä on projektin nykytila?

- Mikä asiakas tarvitsee huomiota?

- Miten hoidamme hyväksynnät?

- Mitä päätettiin viime viikolla?

Nämä kysymykset vievät aikaa sekä uudelta että vastaajalta.

Jokainen uuden henkilön kysymys keskeyttää jonkun joka jo työskentelee.

Kumulatiivinen kustannus on korkea. Muutama kysymys tunnissa muuttuu tunneiksi viikossa koko tiimiltä.

- Nykyinen tiimiläinen keskeyttää keskittyneen työn

- Kontekstinvaihto vie minuutteja palautua

- Samat kysymykset esitetään eri ihmisille

- Vastaukset vaihtelevat kysyjän mukaan

- Uusi tuntee olevansa riippuvainen muista

Kysymysten vähentäminen tarkoittaa työtilan rakentamista joka vastaa niihin ennen kuin niitä kysytään.

Monet tiimit kirjoittavat perehdytysdokumentteja.

Mutta niitä on vaikea pitää ajan tasalla. Projektit muuttuvat. Asiakkaat muuttuvat. Prosessit kehittyvät. Dokumentti pysyy samana kunnes joku muistaa päivittää sen.

- Kirjoitetaan kerran eikä koskaan katsota uudelleen

- Vaikea löytää kun tarvitaan

- Ei yhteyttä todelliseen projektidataan

- Puuttuu konteksti viimeaikaisista muutoksista

- Uusi ei luota siihen mitä lukee

Dokumentit toimivat parhaiten kun ne on yhdistetty työhön jota ne kuvaavat.

Nopein tapa perehdyttää joku on tehdä projektikonteksti näkyväksi ilman kysymistä.

Kun uusi henkilö näkee tehtävät, päätökset, tiedostot, asiakashistorian ja hyväksynnät yhdessä paikassa, hän alkaa osallistua nopeammin.

- Tehtävätaulu näyttää nykyiset prioriteetit

- Chat-historia on haettavissa

- Tiedostot on linkitetty projekteihin

- Päätökset on kirjattu työn lähelle

- Asiakashistoria on saavutettavissa

- Hyväksynnöillä on selkeät omistajat

Jos uusi henkilö löytää vastauksia keskeyttämättä tiimiä, perehdytys toimii.

Perehdytys ei ole ainoa syy pitää konteksti näkyvänä.

Nykyiset tiimiläiset myös hyötyvät. Vähemmän aikaa kysymyksiin vastaamiseen. Enemmän luottamusta tiedon tarkkuuteen. Helpommat siirrot kun joku on poissa.

- Vähemmän keskeytyksiä seniorijäsenille

- Nopeammat siirrot tiimiläisten välillä

- Helpompi palauttaa keskeytyneet projektit

- Enemmän luottamusta projektihistoriaan

- Tiimi skaalautuu ilman tiedon menetystä

Näkyvä konteksti auttaa jokaista tiimiläistä, ei vain uusia.

Uudet tiimiläiset ovat pitkään tuottamattomia kun tieto on lukittu ihmisten päihin eikä jaettuun työtilaan.

Ratkaisu ei ole pidemmät perehdytysdokumentit. Ratkaisu on tehdä projektikonteksti näkyväksi jotta uudet löytävät vastauksia ilman kysymistä.

Lyniti tuo tehtävät, chatin, tiedostot, päätökset, hyväksynnät, asiakkaat ja talouden yhteen yhdistettyyn workspaceen, jotta uudet tiimiläiset ovat tuottavia nopeammin ja nykyiset viettävät vähemmän aikaa toistaen itseään.