Miksi Yritykset Maksavat Liian Monesta Ohjelmistotilauksesta

Useimmat yritykset eivät suunnittele käyttävänsä kymmentä eri ohjelmistotyökalua.

Kaikki alkaa yleensä yksinkertaisesta tarpeesta. Chat-sovellus parantaa viestintää. Projektinhallintatyökalu auttaa organisoimaan työn. Dokumenttialusta säilyttää tiedostot. Taloushallinnon ohjelmisto hoitaa laskutuksen.

Jokainen päätös on yksinään järkevä.

Ajan myötä yritykset kuitenkin päätyvät maksamaan kasvavasta määrästä tilauksia, jotka ratkaisevat yksittäisiä ongelmia, mutta luovat samalla uuden ongelman: hajanaisuuden.

Useimmat ohjelmistot on suunniteltu ratkaisemaan tietty ongelma.

Kun uusi haaste ilmestyy, tiimit ostavat usein uuden työkalun sen sijaan, että arvioisivat, miten se sopii kokonaisuuteen.

* Tiimichat

* Projektinhallinta

* Videokokoukset

* Dokumenttien tallennus

* Asiakasportaalit

* Hyväksyntäprosessit

* Taloushallinnon ohjelmistot

* Muistiinpanosovellukset

Muutaman vuoden kuluttua yritys saattaa maksaa useista alustoista, joiden ominaisuudet menevät osittain päällekkäin.

Lopputuloksena on kasvava ohjelmistopino, jota on yhä vaikeampi hallita.

Useimmat yritykset keskittyvät kuukausittaisiin ohjelmistokuluihin.

Suurempi kustannus on usein aika, jonka työntekijät käyttävät järjestelmien välillä siirtymiseen.

* Tiedon etsiminen

* Useiden tunnusten hallinta

* Päällekkäinen tiedonsyöttö

* Työntekijöiden kouluttaminen eri työkaluihin

* Integraatioiden ylläpito

* Kontekstin kokoaminen eri järjestelmien välillä

Nämä kustannukset eivät näy laskuissa, mutta ne vaikuttavat tuottavuuteen joka päivä.

Monet yritykset olettavat, että uuden ohjelmiston lisääminen parantaa automaattisesti tehokkuutta.

Todellisuudessa jokainen uusi alusta lisää uuden paikan, jossa tieto voi hajota.

Tehtävä voi sijaita yhdessä järjestelmässä, keskustelu toisessa. Tiedostot säilytetään kolmannessa. Hyväksynnät tapahtuvat sähköpostissa. Taloustiedot löytyvät täysin eri alustalta.

Ihmiset käyttävät aikaa tiedon yhdistämiseen työn tekemisen sijaan.

Kun järjestelmät muuttuvat hajanaisiksi, työntekijät alkavat usein luoda omia ratkaisujaan.

Nämä ratkaisut auttavat yksilöitä pysymään järjestyksessä, mutta lisäävät samalla yrityksen kokonaismonimutkaisuutta.

* Henkilökohtaiset taulukot

* Yksityiset muistiinpanot

* Selainkirjanmerkit

* Manuaaliset muistutukset

* Tallennetut sähköpostikansiot

* Omat tehtävälistat

Lopulta tärkeä tieto on hajallaan sekä yrityksen järjestelmissä että työntekijöiden omissa järjestelmissä.

Monet ohjelmistot tarjoavat samankaltaisia ominaisuuksia.

Yritykset huomaavat usein maksavansa useista työkaluista, jotka ratkaisevat samoja ongelmia.

* Chat-alustat tiedostojen jakamisella

* Projektityökalut dokumenttien hallinnalla

* Taloushallinnon ohjelmistot laskutuksella

* Kokousalustat viestinnällä

* Yhteistyötyökalut tehtävien hallinnalla

Päällekkäisistä ominaisuuksista maksaminen kasvattaa kustannuksia ilman, että arvo kasvaa samassa suhteessa.

Ohjelmistotilausten vähentäminen ei tarkoita hyödyllisten työkalujen poistamista.

Tarkoitus on vähentää tarpeetonta päällekkäisyyttä ja pitää toisiinsa liittyvä työ yhdessä.

* Alhaisemmat ohjelmistokustannukset

* Vähemmän hallittavia tilauksia

* Vähemmän kontekstin vaihtamista

* Parempi näkyvyys

* Helpompi käyttöönotto

* Parempi yhteistyö

Kun tiimit työskentelevät harvemmissa järjestelmissä, tiedon löytäminen ja ylläpitäminen helpottuu.

Halvempi ohjelmisto ei aina tarkoita pienempiä kokonaiskustannuksia.

Yritysten tulisi arvioida ohjelmistojen todellisia kustannuksia, mukaan lukien aika, monimutkaisuus, koulutus ja ylläpito.

* Kuinka monta työkalua tämä korvaa?

* Kuinka paljon se vähentää järjestelmien välillä siirtymistä?

* Kuinka paljon koulutusta se vaatii?

* Vähentääkö se päällekkäistä työtä?

* Parantaako se näkyvyyttä?

Nämä kysymykset ovat usein tärkeämpiä kuin pelkkä kuukausihinta.

Yrityksen kasvaessa ohjelmistovalinnoista tulee entistä tärkeämpiä.

Irrallisista työkaluista koostuva kokonaisuus voi toimia pienelle tiimille, mutta monimutkaisuus kasvaa ihmisten, projektien, asiakkaiden ja prosessien lisääntyessä.

Tavoitteena tulisi olla järjestelmä, joka tukee kasvua ilman jatkuvaa uusien tilausten lisäämistä.

Yritykset päätyvät usein maksamaan liian monista ohjelmistotilauksista, koska uusia työkaluja lisätään yksi ongelma kerrallaan ilman kokonaisuuden tarkastelua.

Vaikka jokainen tilaus vaikuttaisi yksinään perustellulta, ohjelmistojen päällekkäisyys, jatkuva järjestelmien välillä siirtyminen ja hajallaan oleva tieto voivat muodostaa merkittäviä kustannuksia.

Lyniti yhdistää tehtävät, chatin, tiedostot, hyväksynnät, asiakkaat, kirjanpidon, laskutuksen ja taloudellisen näkyvyyden yhteen työtilaan, auttaen yrityksiä vähentämään ohjelmistojen hajanaisuutta ja pysymään järjestyksessä vähemmillä työkaluilla.