Projektipäivitykset ilman sähköpostiketjua

Jaa projektipäivitykset asiakkaiden kanssa ilman sähköpostiketjua siirtämällä status, tiedostot, päätökset, esteet ja määräajat yhteen jaettuun projektitilaan. Lähetä asiakkaalle vain lyhyt ilmoitus ja linkki. Hyvä päivitys kertoo heti: mikä muuttui, mikä valmistui, mikä on estynyt, mitä asiakkaalta tarvitaan, mitä tapahtuu seuraavaksi ja milloin seuraava päivitys tulee.

Sähköposti toimii nopeisiin viesteihin. Se toimii huonosti, kun projekti tarvitsee historiaa, vastuuta ja kontekstia. Yksi vastaa palautteella, toinen lisää liitteen, uusi sidosryhmä kysyy uusinta versiota ja päätös katoaa vastausten väliin.

Lopulta kukaan ei tiedä varmasti, mikä tiedosto on lopullinen, kuka hyväksyi muutoksen tai vastattiinko kysymykseen.

Korvaa sähköpostiketju yhteisellä projektitilalla, kuten asiakasportaalilla, projektinhallintatyökalulla tai työtilalla. Tiimi ja asiakas näkevät saman tiedon.

Tilassa pitäisi näkyä nykyinen status, etapit, määräajat, valmis työ, avoimet päätökset, riskit, tiedostot, tuotokset, palaute, muistiinpanot ja seuraavat vaiheet.

Sähköposti voi ilmoittaa. Se ei saa olla arkisto.

Asiakkaan ei pidä opetella uutta muotoa joka viikko. Käytä aina tätä rakennetta:

- Yhteenveto

- Valmistunut

- Työn alla

- Asiakkaalta tarvitaan

- Riskit tai esteet

- Seuraavat vaiheet ja omistajat

- Seuraava päivitys

Rakenne tekee päivityksestä lyhyen, mutta kattavan.

Ensimmäisten rivien pitää vastata: olemmeko aikataulussa ja mitä tarvitsemme asiakkaalta?

Esimerkki:

"Projekti on aikataulussa perjantain luovutukseen. Etusivun design on hyväksytty, mobiilikorjaukset ovat työn alla ja tarvitsemme palautteen hinnastosivun tekstistä keskiviikkoon mennessä."

Yksityiskohdat voivat olla tehtävissä, tiedostoissa, kommenteissa tai aikajanalla.

Päivitys kertoo mitä tapahtuu. Päätös kertoo mitä valittiin, kuka hyväksyi ja milloin. Kirjaa päätökseen otsikko, vaihtoehdot, lopullinen valinta, hyväksyjä, päivämäärä ja vaikutus laajuuteen, kustannuksiin tai aikatauluun.

Älä kysy vain: "Kommentteja?" Pyydä palaute oikeassa kontekstissa tiedoston, designin, dokumentin tai etapin vieressä.

- Hyväksy etusivun suunta tai merkitse muutokset torstaihin mennessä.

- Kommentoi vain kohdat, joiden tekstiä pitää muuttaa.

- Valitse onboardingin vaihtoehto A tai B.

- Vahvista julkaisupäivä.

Tarkka pyyntö nopeuttaa vastausta.

Asiakas kysyy tilannetta, jos seuraavan päivityksen aika ei ole tiedossa. Sovi rytmi alussa. Nopeissa projekteissa kaksi tai kolme päivitystä viikossa toimii hyvin. Pitkissä projekteissa viikoittainen päivitys riittää usein.

Älä lähetä pitkää raporttia sähköpostilla. Lähetä lyhyt ilmoitus:

"Uusi projektipäivitys on valmis. Onboarding-näkymät valmistuivat, QA alkoi ja tarvitsemme laskutekstin hyväksynnän. Koko päivitys ja tiedostot ovat projektitilassa."

Jos asiakas vastaa sähköpostilla, siirrä palaute projektitilaan ja vahvista siellä.

Paras tapa on yhteinen projektitila ja toistuva päivitysrakenne: yhteenveto, valmistunut työ, työn alla oleva työ, päätökset, esteet, seuraavat vaiheet ja seuraava päivämäärä.

Näytä onko projekti aikataulussa, riskissä, estynyt vai valmis. Lisää lyhyt selitys, tarvittava toiminta ja vastuuhenkilö.

Normaalisti kerran viikossa, nopeissa projekteissa kaksi tai kolme kertaa viikossa ja kriittisissä vaiheissa päivittäin. Tärkeintä on pitää sovittu rytmi.

Käytä sähköpostia vain ilmoituksena. Säilytä päivitykset, tiedostot, kommentit, päätökset ja hyväksynnät yhdessä jaetussa työtilassa.

Nykyinen status, yhteenveto, valmistunut työ, työn alla oleva työ, tarvittavat päätökset, riskit, esteet, määräajat, omistajat ja seuraava päivityspäivä.

Jos haluat työkalun, joka hoitaa projektipäivitykset, palautteen, tiedostot ja päätökset asiakkaiden kanssa valmiiksi, Lyniti rakennettiin juuri tätä varten.