Projektipäivitykset ilman sähköpostiketjua

Jaa projektipäivitykset asiakkaiden kanssa ilman sähköpostiketjua siirtämällä status, tiedostot, päätökset, esteet ja määräajat yhteen jaettuun projektitilaan. Lähetä asiakkaalle vain lyhyt ilmoitus ja linkki. Hyvä päivitys kertoo heti: mikä muuttui, mikä valmistui, mikä on estynyt, mitä asiakkaalta tarvitaan, mitä tapahtuu seuraavaksi ja milloin seuraava päivitys tulee.

Sähköposti toimii nopeisiin viesteihin. Se toimii huonosti, kun projekti tarvitsee historiaa, vastuuta ja kontekstia. Yksi vastaa palautteella, toinen lisää liitteen, uusi sidosryhmä kysyy uusinta versiota ja päätös katoaa vastausten väliin.

Lopulta kukaan ei tiedä varmasti, mikä tiedosto on lopullinen, kuka hyväksyi muutoksen tai vastattiinko kysymykseen.

Korvaa sähköpostiketju yhteisellä projektitilalla, kuten asiakasportaalilla, projektinhallintatyökalulla tai työtilalla. Tiimi ja asiakas näkevät saman tiedon.

Tilassa pitäisi näkyä nykyinen status, etapit, määräajat, valmis työ, avoimet päätökset, riskit, tiedostot, tuotokset, palaute, muistiinpanot ja seuraavat vaiheet.

Sähköposti voi ilmoittaa. Se ei saa olla arkisto.

Asiakkaan ei pidä opetella uutta muotoa joka viikko. Käytä aina tätä rakennetta:

- Yhteenveto

- Valmistunut

- Työn alla

- Asiakkaalta tarvitaan

- Riskit tai esteet

- Seuraavat vaiheet ja omistajat

- Seuraava päivitys

Rakenne tekee päivityksestä lyhyen, mutta kattavan.